Il pacchetto d’installazione viene fornito dal vendor in seguito alla richiesta d’attivazione, tramite il file “Setup_PostOffice_2.0.exe”. Si tratta di un file eseguibile che andrà ad installare l’applicativo in un percorso appositamente configurabile.
Una volta specificato il percorso di installazione, verrà richiesta la modalità di esecuzione (client/server).
Selezionando la modalità server (necessaria alla prima installazione) si definisce su quale PC verranno salvati i dati generati dal sistema. Tali dati saranno posizionati all'interno del percorso definito dall'utente, a cui verrà aggiunta di default la cartella “/Dati”.
Selezionando la modalità client, si dovrà definire su quale PC e in che percorso sono posizionati i dati.
Nella pratica, per ogni agenzia, si dovrà ricreare un PC “server”, creato attraverso la prima installazione (modalità server), mentre tutte le installazioni sui successivi PC dovranno avvenire in modalità “client”, facendo puntare gli applicativi ai dati presenti sul server *.
* NOTA: l’indicazione “server” identifica la modalità di installazione, non necessita espressamente di un “server” vero e proprio; sarà sufficiente un normalissimo PC.
Per richiedere l'attivazione di PostOffice 2.0 in versione dimostrativa occorre inviare una email agli amministratori del sito “postalnetwork.it” attraverso l'apposita pagina dei contatti. Quest’operazione è necessaria a tracciare la profilazione dell’agenzia, a definire i moduli e i servizi da attivare e personalizzare l'applicazione con i dati anagrafici della propria agenzia postale.
Una volta avvenuta la registrazione della relativa agenzia, verrà inviata automaticamente una email di notifica contenente la chiave di attivazione direttamente all'indirizzo email specificato dall’agenzia stessa.
Al primo avvio di PostOffice 2.0 verrà richiesto di inserire la Partita IVA dell’agenzia e, al salvataggio dei dati, si aprirà la finestra di dialogo per l'inserimento della chiave di attivazione. A questo punto sarà necessario inserire la chiave di sblocco ricevuta precedente via email.
L’inserimento dei dati corretti permetterà all’applicazione di sbloccarsi; tramite connessione al Cloud verranno recuperati i dati anagrafici dell'agenzia e le informazioni relative ai moduli/servizi attivati. L’applicativo si aprirà in modalità “ospite” sulla pagina di creazione utenti.
Per usufruire dei servizi e delle funzionalità di PostOffice 2.0 sarà necessario configurare almeno un’utenza di livello Amministratore attraverso la sezione Anagrafiche > Utenti (al primo accesso tale sezione viene aperta automaticamente dall’applicativo stesso). Tale utenza dovrà essere utilizzata dalla persona di riferimento dell’agenzia, incaricata di procedere alla configurazione/customizzazione di PostOffice 2.0.
È consigliato procedere alla configurazione di altri tipi di utenze, a seconda dei ruoli da assegnare al personale dell’agenzia, sebbene la sola utenza amministrativa sia sufficiente a garantire l’esecuzione di tutte le principali funzionalità.
Per maggiori dettagli fare riferimento al paragrafo della funzionalità di Profilazione Utenti.
Al fine di utilizzare le principali funzionalità di PostOffice 2.0, occorre configurare almeno un operatore. Tale operazione permetterà di importare i tracer dell'operatore configurato all'interno del sistema per renderli disponibili durante tutta la successiva fase di gestione. Per "operatore" si intende l'agenzia postale che ha fornito le buste con i tracer da consegnare.
L’inserimento dei nuovi operatori avviene tramite Anagrafiche > Operatori.
Al momento, essendo disponibile solamente il modulo "Gestione Consegne e Giacenze", non risulta possibile effettuare lavorazioni/accettazioni di nuove spedizioni e pertanto risulta adatto per le agenzie postali che fungono solamente da recapitisti. È comunque possibile la gestione delle lavorazioni/accettazioni utilizzando la prima versione di PostOffice che viene fornita gratuitamente insieme all'acquisto di PostOffice 2.0.